Depuis 2 ans environs le télétravail est devenu une réalité voit une obligation pour la majorité d'entre nous. Avec la crise du COVID, les entreprises ont dû revoir leur façon de travailler et développer l'usage des outils collaboratifs, si personne n'était préparé à part quelques entreprises du numérique, beaucoup d'autres ont dû de toute urgence mettre en place des outils permettant d'interconnecter leur collaborateur. 

Une récente étude de Microsoft publiée par The Verge on découvre les dessous de la montée en puissance de l'application Teams. Avec sa plateforme collaborative O365 qui fait à la fois messagerie et visioconférence, Microsoft permet à de nombreuses entreprises de repenser leurs méthodes de travail. 

La firme de Redmond prédit que cette pandémie sera un tournant majeur dans notre façon de travailler et d'apprendre. 

Les questions les plus fréquemment posées :

• Comment fait-on ?
• Quels outils utiliser ?
• Comment rester productifs ?
• Comment sécuriser ?

 2 cas de figure se présentent (Particulier/Entreprise) 

Le rush étant déjà passé, nous allons quand même aborder le sujet afin de vous aider à faire le choix des meilleurs outils et des bonnes pratiques. 

C'est-à-dire :  

• Pouvoir communiquer avec ses collègues,
• se voir,
• et échanger/mettre à jour des données ou des informations.

 Les prérequis : 

• Il faut pouvoir composer une pièce calme ou un coin bureau loin du chahut des enfants
• Avoir une bonne connexion internet : haut débit fibre ou 4g, de préférence privilégier les connexions filaires a la box si vous le pouvez. Les connexions capillaires étant plus stables que le sans-fil.
• Avoir un matériel de qualité, un PC sous Windows 10, ou un Mac équipé d'un micro et d'une Webcam. Un double écran ajoute un certain confort.

 Toutes les applications sont accessibles depuis une connexion internet 

En télétravail, quelle que soit notre fonction nous avons besoin de retrouver des conditions de travail similaires aux conditions connues au bureau. 

Les outils collaboratifs : Pour rester en contact avec ses équipes il est aujourd'hui conseillé d'utiliser des outils dits collaboratifs. Les réunions purement vocales peuvent sembler frustrantes. 

• Le besoin de voir ses interlocuteurs devient important, par ailleurs, on se prive de la communication visuelle qui a son importance ... le sourire sarcastique du collègue qui ne croit pas en votre solution, l’air médusé de l’associé à qui vous avez donné un feedback... le collègue complètement déconnecté qui tapote son téléphone portable... Afin de pouvoir pallier à ce manque, de nombreuses alternatives existent, des outils du marché comme Microsoft Teams, Zoom, sont devenus aujourd'hui incontournables. 
• Pour le partage de documents les suites OneDrive, Google Drive, Dropbox, etc. Sont des applications qui permettent aisément de traiter/partager facilement des données de type bureautiques (Excel, Word, PDF) , des images, vidéo et tout autre fichier exploitable. Ces solutions conjuguent des outils collaboratifs et de stockage de vos données en ligne. Ainsi vous pouvez travailler à plusieurs sur des fichiers et organiser le fruit de votre travail dans des dossiers distincts pour que chaque membre de votre équipe puisse s’y retrouver. Seule contrainte : avoir un compte Microsoft ou Google. 

• Créer un compte Google
• Créer un compte Microsoft gratuit
• S'abonner a la suite Office 365 (vous permet d'utiliser la suite bureautique, Word, Excel, Outlook)

 Planifier/organiser ses taches : 

Pour garder le rythme de travail et rester organisé avec vos équipes, un outil de gestion de taches est essentiel. Le logiciel Trello est une application de gestion de projet gratuite qui permet d'organiser ses projets sous forme de tableaux, eux-mêmes composés de listes en colonnes prioriser et d’attribuer des tâches entre les membres de votre équipe de la façon qui vous semble la plus pratique. 

Certaines applications ne sont pas accessibles via internet, mais nécessitent un accès au réseau local de l'entreprise 

Les différents confinements nous ont forcés à revoir nos méthodes de travail et a vu l’apparition du télétravail de masse. Cependant, les cyberattaques n’ont pas cessé durant la période rappelant que la sécurité restait un levier important pour ne pas finir à la une des journaux d’information. 

Cette année, l’utilisation des solutions de VPN pour accéder à son environnement de travail sans sortir de chez soi a connu une forte croissance. Ce mode de connexion hautement sécurisé permet de se connecter à distance aux applications métiers hébergées au sein de votre entreprise et non publiées sur internet (ex. : logiciel de comptabilité, gestion commerciale, logiciel de paie, etc.) 

Qu'est-ce qu'un VPN ? 

Définition Wikipédia : « En informatique, un réseau privé virtuel (RPV), plus communément abrégé en VPN (de l’anglais : Virtual Private Network), est un système permettant de créer un lien direct entre des ordinateurs distants, qui isole leurs échanges du reste du trafic se déroulant sur des réseaux de télécommunication publics. »Il s’agit donc de créer un lien entre deux équipements afin d’en cloisonner les communications et ainsi permettre d’éviter que le trafic ne soit intercepté par un individu malveillant. Il existe deux types de VPN, les VPN « site à site » et les VPN « point à site ». 

Le VPN SSL est la solution la plus utilisée aujourd'hui afin de permettre à l’utilisateur d’accéder aux données de l'entreprise à distance. Pour que cela fonctionne, il est nécessaire d'installer sur le PC distant un logiciel client. 

Il peut également être utilisé sans agent via une connexion web (ce qui le rend facile d’utilisation). 

Avec un agent, il permet d’accéder au réseau distant en fonction des règles de filtrages établies par l'administrateur du réseau informatique de l'entreprise. L'utilisateur chez lui et sera donc connecté en VPN, il peut utiliser la sortie internet de son domicile, tout en ayant accès aux ressources de l'entreprise. 

Nous parlerons alors de "split tunnel" c'est-à-dire que la connexion est coupée en deux : une partie des flux passent par le tunnel VPN, et l'autre partie passe en dehors. Il est cependant important de mettre en place un cloisonnement afin d’éviter toute attaque lorsque le tunnel VPN est actif. Il est également important de mettre en place une charte de bonne pratique orientée utilisateur afin de clarifier les process d'utilisation et de sécurité. Nous aborderons ce sujet dans un autre article. :=)  

Exemple : 

• Expliquer qu'il n'est pas toujours nécessaire d'activer le tunnel VPN, car ils n'en ont pas forcément besoin pour accéder à leur boite e-mail ou utiliser un outil collaboratif comme Teams.
• Dissocier l'usage des outils personnels et professionnels.
• Recommandation de l'ANSSI concernant le nomadisme

Bien qu'il ne soit pas toujours évident d'appliquer les meilleures pratiques dès le démarrage, notamment quand la demande est urgente et express, il est tout de même nécessaire de ne pas négliger la sécurité de vos accès distants.